POJOKKATA.COM, Magetan – Transformasi digital di tingkat desa tak cukup hanya dengan membangun sistem. Perangkat dan masyarakat juga harus dibekali kemampuan untuk menggunakannya.
Hal itu yang dilakukan mahasiswa Kuliah Kerja Nyata Tematik (KKNT) Universitas Negeri Surabaya (UNESA) di Desa Karangrejo. Mereka menggelar sosialisasi website desa dan layanan digital surat-menyurat di Balai Desa Karangrejo, Jumat (18/9/2026).
Puluhan perangkat desa dan warga mengikuti kegiatan tersebut. Sosialisasi menjadi tahap lanjutan setelah mahasiswa KKNT sebelumnya merancang website profil desa sekaligus sistem digitalisasi layanan surat-menyurat.
Pendampingan dinilai penting karena keberadaan sistem digital tidak otomatis membuat warga maupun perangkat desa langsung terbiasa menggunakannya.
Dalam kegiatan tersebut, tim KKNT mengenalkan sejumlah fitur utama website desa. Mulai profil desa, struktur pemerintahan, hingga informasi kegiatan desa. Peserta juga diajak mempraktikkan layanan surat-menyurat secara langsung.
Tahapannya dimulai dari mengisi data pemohon, mengajukan permohonan surat, hingga memantau proses pengajuan sampai surat dinyatakan selesai.
Penyampaian materi dikemas interaktif. Peserta tidak hanya menerima penjelasan, tetapi langsung mencoba sistem melalui sesi praktik dan tanya jawab.
Sekretaris Desa Karangrejo, Ika, mengatakan layanan tersebut berpotensi mempermudah pekerjaan perangkat sekaligus mempercepat pelayanan kepada masyarakat.
“Selama ini pengajuan surat masih banyak dilakukan manual. Warga datang, mengisi formulir, lalu menunggu. Kadang berkas juga tercecer atau data harus ditulis ulang,” ujarnya.
Dengan sistem digital, menurut dia, pencatatan menjadi lebih rapi dan proses pelayanan dapat dilakukan lebih cepat. Perangkat desa juga mulai memahami pengelolaan website sehingga tidak sepenuhnya bergantung kepada mahasiswa KKNT.
“Kami sebagai perangkat desa juga jadi paham cara mengelola dan memperbarui isi websitenya sendiri, jadi tidak bergantung pada mahasiswa terus-menerus,” katanya.
Pemdes Karangrejo, lanjut Ika, berkomitmen menjaga keberlanjutan sistem tersebut setelah program KKNT berakhir. Desa akan menunjuk petugas khusus yang menangani pengelolaan website dan permohonan surat melalui sistem digital.
“Kami akan tunjuk petugas yang bertanggung jawab mengelola website dan menerima permohonan surat lewat sistem ini. Harapannya, ini benar-benar jadi bagian dari pelayanan rutin desa,” tuturnya.
Antusiasme juga terlihat dari warga.
Jayus, warga Dusun Karangrejo, mengaku semula menganggap layanan digital cukup sulit karena jarang menggunakan internet melalui telepon seluler untuk urusan administrasi.
Namun, setelah mengikuti praktik langsung, dia menilai prosesnya cukup sederhana.
“Awalnya saya kira susah. Apalagi saya jarang buka internet di HP untuk urusan seperti ini. Tapi tadi dijelaskan pelan-pelan dan langsung dicoba. Ternyata mudah,” katanya.
Menurut Jayus, layanan tersebut juga dapat menghemat waktu warga. Pengajuan surat bisa dilakukan dari rumah sehingga warga tidak harus berulang kali datang ke balai desa.
“Kalau butuh surat keterangan, sekarang bisa diajukan dari rumah dulu, tidak perlu bolak-balik ke balai desa. Itu sangat menghemat waktu, apalagi buat warga yang bekerja atau tinggal agak jauh,” ujarnya.
Dia berharap pendampingan serupa kembali digelar dengan menyasar warga yang belum mengikuti sosialisasi, khususnya kelompok orang tua yang belum terbiasa menggunakan layanan digital.
“Kalau bisa nanti ada pendampingan lagi, biar tetangga-tetangga yang belum datang juga bisa belajar,” harapnya.
Melalui kegiatan tersebut, mahasiswa KKNT UNESA berharap website dan layanan digital Desa Karangrejo tidak berhenti sebagai produk program pengabdian.
Sistem itu diharapkan benar-benar digunakan secara mandiri oleh perangkat dan masyarakat untuk mendukung pelayanan yang lebih cepat, tertata, dan transparan.
Program tersebut sekaligus menjadi bagian dari kontribusi perguruan tinggi dalam mendorong transformasi digital di tingkat desa, melalui kolaborasi antara mahasiswa, pemerintah desa, dan masyarakat. (Gal/PK)
